Penggunaan extended team dalam bisnis saat ini telah menjadi hal yang lazim dilakukan, di mana hal ini disebabkan oleh beragamnya kebutuhan bisnis suatu perusahaan sehingga ia perlu merekrut tim lain yang dapat menangani pekerjaan yang tidak menjadi fokus perusahaan. Lingkup pekerjaan dari extended team sendiri juga sangat luas dan beragam, menyesuaikan pada kebutuhan perusahaan tersebut mulai dari human resources hingga tim IT professional.

Hal ini bahkan dilakukan pula oleh raksasa teknologi seperti Google, yang mengklaim bahwa staf mereka tidak hanya terdiri dari para karyawan tetap, melainkan juga bekerjasama dengan berbagai perusahaan khusus, vendor, dan tim eksternal yang dapat memberikan layanan eksklusif di bidang dan keahlian yang tidak mereka miliki pada internal perusahaan mereka. Adapun tim khusus pada Google bekerja di ranah human resources yang menangani cuti jangka pendek hingga tim IT yang dapat menangani proyek khusus dengan cepat. 

Penggunaan extended team oleh Google ini mengindikasikan bahwa suatu perusahaan tidak perlu memiliki segala sumber daya untuk mengurus berbagai keperluan bisnis mereka. Terkadang, ketika pekerjaan tersebut bukan merupakan fokus utama perusahaan dan hal tersebut menyebabkan kurangnya sumber daya yang memadai dalam pemenuhan kebutuhan perusahaan, maka tidak ada salahnya untuk menggunakan extended team yang terpercaya dan berisikan tenaga ahli professional. 

Extended team ini sendiri erat kaitannya dengan proyek IT yang dimiliki oleh berbagai perusahaan. Ketika era digital mulai mendisrupsi bisnis konvensional, perusahaan perlu mulai mengadopsi sistem digital bagi bisnis mereka. Adapun digitalisasi bisnis tersebut dapat mencakup kebutuhan dalam menjangkau dan melayani transaksi pelanggan, hingga kebutuhan internal perusahaan itu sendiri. Perusahaan seringkali tidak memiliki sumber daya yang memadai dalam mengerjakan proyek tersebut, sehingga bekerja bersama tim tambahan merupakan pilihan yang tepat. 

Alasan Menggunakan Extended Team

Menjadi solusi dari berbagai kebutuhan perusahaan merupakan salah satu alasan mengapa banyak perusahaan yang menggunakan jasa extended team dalam aktivitas bisnis mereka. Solusi tersebut dihadirkan dari tenaga kerja professional yang terlibat, scope kerja yang jelas, dan hasil kerja yang memuaskan. 

Hal tersebut berlaku juga untuk extended team yang bekerja pada suatu proyek IT, di mana ia menghadirkan berbagai macam manfaat untuk keberlangsungan proyek. Beberapa manfaat tersebut antara lain:

Mengurangi beban kerja internal

Tim internal perusahaan dapat sangat terbantu dengan kehadiran dari extended team. Hal ini berkaitan erat dengan penyediaan sumber daya ahli yang spesifik dihadirkan untuk membantu keberlangsungan proyek. Kehadiran mereka dapat membantu tim internal mengatasi tantangan yang terjadi baik secara teknis maupun karena kurangnya keahlian tim. Selain itu, transfer ilmu juga dapat terjadi antara tim tambahan dengan internal, yang mana dapat berguna bagi kelangsungan proyek di masa mendatang.

Meningkatkan efektivitas dan efisiensi proyek

Tambahan orang dengan kualitas dan pengalaman yang mumpuni akan dapat memengaruhi kecepatan tim dalam bekerja. Selain itu, dalam beberapa kasus, anggota extended team dapat membantu mempercepat kinerja dan tingkat efisiensi proyek karena ia dapat memperkenalkan best practice terbaru dan mengoptimalkan alur kerja dan proses yang ada. 

Mengurangi biaya 

Menggunakan jasa extended team bisa jadi pilihan yang lebih hemat biaya daripada merekrut dan melatih staf baru yang akan terlibat dalam proyek. Hal ini akan lebih relevan pada proyek yang skalanya tidak terlalu besar atau bersifat sementara dan dalam jangka pendek. Selain itu, extended team juga menawarkan fleksibilitas dalam penambahan atau pengurangan anggota tim, menyesuaikan kebutuhan proyek pada tahap tertentu.

Memperluas jangkauan sumber daya teknis

Berasal dari luar dan memiliki pengalaman mengerjakan berbagai proyek membuat kehadiran extended team dapat membantu tim internal untuk mengakses lebih jauh mengenai sumber daya, cara kerja, dan teknis yang digunakan oleh tim di luar perusahaan. Hal ini membuat tim internal selalu memiliki akses ke keterampilan dan teknologi terbaru yang dibutuhkan untuk proyek IT mereka di masa depan.

Model Kerja Sama Extended Team

Tentunya, saat akan bekerja sama dengan extended team, perusahaan perlu mengetahui lebih dulu mengenai berbagai hal terkait extended team mulai dari kredibilitas perusahaan penyedia layanan extended team hingga model kerja sama yang dimiliki oleh penyedia layanan tersebut. 

Pada umumnya pembagian model kerja sama extended team dapat dilakukan berdasarkan level keterlibatan tim dalam proyek dan jumlah waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk proyek tersebut. Apabila didasarkan pada hal tersebut, maka terdapat beberapa model kerja sama yang lumrah ditemui pada penyedia extended team, yaitu:

Dedicated Team

Model ini merupakan model kerja sama di mana perusahaan sebagai klien melibatkan tim eksternal milik penyedia layanan extended team yang mana tim tersebut akan bekerja secara eksklusif pada proyek milik klien. Tim ini nantinya akan bekerja di bawah pengawasan perusahaan klien secara langsung dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan proyek tersebut. Model ini cocok untuk proyek jangka panjang atau proyek yang bersifat kompleks, di mana perusahaan klien akan dapat secara langsung mengawasi dan memiliki kontrol penuh atas sumber daya dan waktu yang dihabiskan untuk proyek tersebut. 

Time and Material Model

Sesuai namanya, model ini sangat bergantung pada waktu dan sumber daya yang dihabiskan untuk proyek klien. Nantinya, klien akan berkewajiban untuk membayar sesuai dengan kedua hal tersebut. Model ini cocok untuk proyek dengan lingkup yang belum sepenuhnya diketahui sehingga perusahaan klien memiliki fleksibilitas dalam mengubah spesifikasi proyek atau memutuskan untuk menghentikan proyek apabila sudah mencapai titik tertentu.

Fixed Price Model

Berbeda dengan time and material model, fixed price model mengharuskan klien terlebih dulu membayar biaya tetap untuk suatu proyek yang telah ditentukan sebelumnya. Model ini cocok untuk proyek dengan lingkup yang jelas baik dan telah ditentukan dalam kesepakatan sebelumnya, sehingga klien memiliki prediksi biaya yang akurat sehingga mereka dapat membayar di awal. Pada umumnya, model kerja sama ini akan bekerja menggunakan metode waterfall yang sistem kerjanya terstruktur pada urutan kerja yang harus diselesaikan terlebih dulu. Sedikit kekurangannya ialah ia tidak fleksibel pada perubahan spesifikasi proyek.

Kesimpulan

Tidak hanya digunakan oleh perusahaan kecil, bahkan raksasa teknologi seperti Google juga menggunakan extended team untuk kebutuhan mereka. Karena itu, tidak ada salahnya bagi perusahaan lainnya untuk menggunakan extended team pada proyek IT mereka karena ia menghadirkan berbagai manfaat seperti meningkatkan efektvitias proyek, mengurangi beban kerja internal dan biaya proyek, serta memperluas akses jangkauan sumber daya terknis. Namun, sebelumnya perlu diperhatikan terlebih dulu beberapa model kerja sama extended team seperti dedicated team, time and material model, hingga fixed price model. 

Ingin tahu info menarik seputar dunia IT lainnya? Kunjungi roketin.com