Dalam dunia profesional, project management adalah salah satu aspek yang cukup penting, baik dalam pengerjaan proyek skala besar maupun kecil. Di mana project management dapat membuat biaya atau sumber daya yang kita keluarkan dalam sebuah proyek menjadi lebih efektif. Hal ini membuatnya perlu mendapatkan perhatian khusus dari perusahaan. Orang-orang dengan pemahaman serta keahlian project management yang mumpuni pun kini menjadi incaran banyak perusahaan. Pada artikel kali ini kita akan mengenal project management dengan lebih dekat, mulai dari definisi hingga beragam tools digital yang dapat mendukungnya.

Mengenal Project Management

Project management merupakan sebuah metode perencanaan serta pengelolaan beragam sumber daya yang dapat perusahaan gunakan untuk menyelesaikan sebuah proyek. Biasanya terbagi menjadi beberapa tahapan, yaitu inisiasi, perancangan strategi, eksekusi, pemantauan, hingga akhirnya penyelesaian. Orang yang berperan untuk menjalankan fungsi project management dapat kita sebut sebagai project manager. Di mana orang tersebut perlu memiliki pemahaman terhadap ranah industri proyek dia pegang, keahlian komunikasi, negosiasi, hingga wawasan bisnis terkini.

Hal Penting Yang Perlu Diperhatikan

Seperti yang sudah kita bahas pada paragraf sebelumnya, project management dapat membuat proyek yang kita jalankan semakin lancar. Supaya dapat berjalan sesuai rencana, maka menurut Project Management Institute, terdapat beberapa hal yang perlu kita perhatikan dalam menjalankan project management, yaitu:

1. Integrasi

2. Ruang lingkup

3. Tenggat waktu pekerjaan

4. Biaya pekerjaan

5. Kualitas

6. Pengadaan sumber daya

7. Komunikasi

8. Manajemen (risiko maupun para stakeholder)

unsplash.com

Proses Kerja Project Management

Dalam menjalankan project management, tentu saja akan ada proses atau tahapan-tahapan di dalamnya. Di mana keberhasilan dari setiap tahapan ini akan menjadi tanggung jawab project manager. Berikut ini adalah penjelasan tahapan-tahapan dalam project management.

Pertama, Adalah Tahap Inisiasi Atau Awalan

Poin yang paling penting dalam tahap inisiasi ini adalah menentukan tujuan akhir proyek, pencapaian apa saja yang perlu kita kejar, dan ruang lingkup dari proyek itu sendiri. Di mana inti dari project management adalah memastikan bahwa apa yang kita lakukan selama menjalankan proyek relevan dengan tujuan yang telah kita sepakati di awal.

Kedua, Adalah Tahap Perancangan

Setelah menentukan aspek-aspek yang ada pada tahap inisiasi, kita berlanjut kepada proses perancangan alur kerja proyek. Perancangan alur kerja ini harus menjelaskan dari awal sampai akhirnya nanti proyek ini selesai. Agar alur yang kita rancang dapat semakin detail, kita juga perlu melibatkan stakeholder pada tahap ini. Dengan begitu kemungkinan peluang munculnya risiko yang tidak terpikirkan pun semakin minim.

Ketiga, Adalah Tahap Eksekusi

Ketika apa yang kita bicarakan pada tahap inisiasi dan perancangan sudah mendapatkan persetujuan dari stakeholder, maka waktunya untuk menjalankan proyek. Pada saat proses pelaksanaan ini, project manager bertugas agar seluruh pekerjaan yang dilakukan dapat sesuai dengan anggaran dan timeline yang sudah dibuat. Di mana tentunya sumber daya yang kita perlukan pun juga harus terpenuhi semua. Selain itu, project manager pun juga perlu memastikan bahwa seluruh hal yang tim kerjakan saling selaras. Hal-hal semacam inilah yang membuat seorang project manager perlu bekerja secara profesional, teliti, dan komunikatif.

Keempat, Adalah Tahap Pemantauan

Project manager perlu memantau perkembangan pekerjaan yang sudah selesai agar tetap sesuai dengan rencana di awal. Kegiatan pemantauan pun juga dapat membantu kita dalam menemukan kesalahan atau penyimpangan dengan lebih cepat. Hasilnya tentu adalah antisipasi atau pun evaluasi yang juga dapat segera kita lakukan. Semuanya perlu dilakukan agar jalannya proyek tetap sesuai dengan rancangan yang sudah kita buat.

Kelima, Adalah Tahap Penyelesaian

Setelah seluruh pekerjaan telah kita selesaikan dan hasilnya mendapatkan persetujuan dari stakeholder, maka artinya proyek kita sudah masuk ke tahap penyelesaian. Di mana dalam proses penyelesaian ini, project manager perlu menuntaskan kontrak-kontrak dengan pihak terkait, mengarsipkan dokumen penting, hingga akhirnya menyusun laporan bagaimana proses berjalannya proyek.

Beragam Tools Pendukung Project Management

Teknologi yang terus berkembang dari waktu ke waktu pun kini juga memunculkan beragam tools pendukung project management. Di mana setidaknya akan ada 5 manfaat yang akan kita dapatkan dari tools ini, yaitu:

1. Akses informasi yang luas

2. Sifatnya yang fleksibel

3. Menawarkan kemudahan dalam mempelajarinya

4. Menunjang proses kolaborasi

5. Harga yang terjangkau

Berkaitan dengan manfaat di atas, berikut ini adalah beberapa tools pendukung project management rekomendasi Roketin.

trello.com

Pertama, Adalah Trello

Trello adalah sebuah tools pendukung yang bersifat user-centered dengan tampilan UI / UX yang cukup menarik dan interaktif. Di mana Trello dalam versi aplikasi menawarkan fitur yang lebih unggul daripada versi website. Beberapa fitur unggulan dari Trello adalah koneksi power-up, board & card yang fleksibel, akses board publik & privat, kolaborasi end-to-end, hingga pembuatan grup atau pengelompokkan tim.

mavenlink.com

Kedua, Adalah Mavenlink

Tools pendukung satu ini muncul sebagai alternatif tools bagi para pengguna yang lebih suka fitur-fitur praktis dan sederhana. Namun tidak hanya itu saja, penggunaannya masih memiliki harga yang terjangkau dan mampu kita gunakan pada penanganan proyek-proyek jangka panjang yang kompleks. Mavenlink merupakan wujud kombinasi dari aspek perencanaan sumber daya, kolaborasi, manajemen finansial, hingga project management itu sendiri. Hasilnya kita mampu menyusun anggaran yang betul-betul ketat dan tepat guna sesuai dengan kebutuhan proyek. Beberapa fitur unggulan dari Mavenlink adalah cost control, project planning, project accounting, business intelligence, hingga team collaboration.

bitrix24.com

Ketiga, Adalah Bitrix 24

Bitrix 24 adalah tools pendukung project management yang cenderung fokus pada pengembangan fitur manajemen waktu dan percakapan antar anggota tim. Tujuannya tentu saja adalah meningkatkan efektivitas koordinasi dalam penyusunan jadwal dan pekerjaan anggota tim. Kita dapat membuat jadwal-jadwal deadline dari setiap pekerjaan dan menyusun laporan yang detail di dalamnya. Bitrix 24 pun dapat kita gunakan secara gratis dengan jumlah tambahan sebanyak 12 tim dalam board. Beberapa fitur unggulan dari Bitrix 24 adalah 35 collaboration tools, sales management, kombinasi antara sales & CRM, HR tools, dedicated call center, hingga banyaknya saluran komunikasi dengan customers.

basecamp.com

Keempat, Adalah Basecamp

Tools ini sangat cocok untuk para pengguna yang nyaman dengan sistem operasi praktis dan sederhana. Di sini kita dapat melakukan pemantauan terhadap perkembangan proyek, mengejar tenggat waktu pengerjaan, hingga mendelegasikan daftar tugas yang ada kepada anggota tim. Beberapa fitur unggulan Basecamp adalah milestone schedule, automatic check-in, all-in-one project data, universal applicability, discussion board, to-do list, cross project & team report.

asana.com

Kelima, Adalah Asana

Asana adalah tools pendukung dengan fitur kolaborasi yang memiliki layanan customer service terbaik saat ini. Asana pun tentunya juga memiliki sistem pendelegasian pekerjaan yang mudah dan sistem manajemen yang praktis. Kita pun dapat semakin taktis lagi dalam mengawal  proyek-proyek yang sedang kita kerjakan. Beberapa fitur unggulan Asana adalah custom tracking fields, customer success manager, task dependencies & columnar project structure, dedicated smart inbox, premade template, hingga third party collaboration.

Kesimpulan

Demikianlah perkenalan awal kita dengan project management dan beragam tools pendukungnya. Selain harus memiliki wawasan dan keahlian yang mumpuni, seorang project manager yang baik tentunya juga harus adaptif terhadap beragam tools pendukung. Dengan begitu, dia akan dapat mengoptimalkan penggunaan tools yang ada dan memberikan hasil yang maksimal dalam setiap project yang dia kerjakan. Tentunya seorang project manager juga memiliki tuntutan untuk terus belajar, karena sistem manajemen dan teknologi pendukungnya pun akan terus berkembang dari waktu ke waktu. Semoga artikel dapat menambah wawasan kita semua terkait project management. Untuk info-info lainnya seputar perkembangan industri IT, kalian bisa langsung akses di @roketinapp.