Saat ini, teknologi IT telah berkembang sangat pesat sehingga setiap orang dapat mengeksplorasi beragam hal yang ada di dunia maya. Hal ini membuat beberapa perusahaan mulai mencoba menarik pelanggan melalui akses digital. Situasi ini semakin didukung ketika pandemi COVID-19 melanda dan memaksa semua orang untuk menjaga jarak, menyebabkan perusahaan dari hampir seluruh industri harus menemukan solusi lain untuk menjangkau masyarakat. Pada akhirnya, situasi ini memaksa mereka untuk terjun dalam persaingan bisnis melalui dunia digital. Namun, kebanyakan perusahaan yang belum pernah mengarungi bisnis di dunia digital tidak tahu mengenai hal apa saja yang perlu dipahami dan dilakukan untuk membangun bisnis digital yang kompeten dan mampu bersaing. Karena itu, salah satu jalan yang mereka ambil adalah mempekerjakan tim IT di luar perusahan mereka atau biasa disebut dengan IT Outsourcing.

Outsourcing merupakan salah satu cara menyelesaikan pekerjaan dengan memanfaatkan tenaga atau bantuan dari pihak ketiga yang menyediakan jasa tersebut. Dalam hal ini, IT outsourcing dapat disebut sebagai sebuah perusahaan yang menyediakan jasa untuk menyelesaikan permasalahan IT perusahaan lain tanpa menjadi bagian dari perusahaan tersebut. Cara ini lazim dilakukan, salah satunya untuk menghemat biaya yang harus dikeluarkan perusahaan. Terdapat setidaknya 3 model kerja sama dari perusahaan IT outsourcing yang lazim ditemui, antara lain:

Project Based

Project based merupakan model kerja sama yang paling lazim ditemui. Sesuai namanya, model kerja sama ini membuat perusahaan IT outsourcing cukup bekerja sesuai dengan proyek yang harus diselesaikan. Misalkan, perusahaan klien meminta perusahaan IT outsourcing untuk membuat website company profile, maka tugas perusahaan IT outsourcing selesai ketika website telah dibuat sesuai dengan detail-detail dari permintaan klien mereka. Model kerja sama ini sangat cocok dan efisien untuk proyek jangka pendek yang telah dikonsep dan direncanakan dengan matang. Tanpa perencanaan dan konsep yang matang, model ini justru dapat menghambat kerja tim karena memungkinkan adanya perubahan di tengah pengembangan yang menyebabkan perlambatan pengerjaan proyek yang secara langsung dapat mengurangi efektivitas kerja tim.

By Request

Model kerja sama berikutnya adalah by request, di mana model ini lebih cocok bagi perusahaan dengan ide dan konsep yang masih perlu dikembangkan lebih jauh dan memiliki fleksibilitas dari segi biaya dan waktu. Selain itu, apabila dibandingkan dengan model project based di mana kerja tim dikontrol oleh project manager, pada model ini perusahaan klien akan memiliki kontrol terhadap pengerjaan projek karena masih adanya kemungkinan pematangan atau pengembangan lebih lanjut dari segi konsep maupun detail pada proyek. Ditambah lagi, perusahaan klien cukup membayar sesuai dengan jam kerja yang dibutuhkan dalam pengerjaan proyek. Hal ini dikarenakan tidak adanya tenggat waktu yang pasti dalam pengerjaan proyek. Misalnya, perusahaan klien ingin meminta tim IT outsourcing untuk mengerjakan website company profile, namun perusahaan klien masih belum mematangkan konsep dan juga tidak diburu waktu. Maka, tim IT outsourcing akan memberikan perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tiap permintaan dari perusahaan klien dan perusahaan klien cukup membayar sesuai waktu perkiraan tersebut.

Seat Outsourcing

Model kerja sama seat outsourcing ini merupakan alternatif apabila model by request dirasa masih kurang memenuhi kebutuhan digital perusahaan. Model ini memungkinkan tim IT outsourcing untuk siap sedia setiap hari untuk memenuhi permintaan pengembangan IT dari klien. Tidak hanya itu, model kerja sama ini juga dapat diposisikan sebagai tim tambahan. Sebagai contoh, perusahaan klien pada dasarnya sudah memiliki tim IT, namun merasa masih membutuhkan tambahan orang. Maka, model kerja sama ini dapat menyediakan individu atau tim yang dibutuhkan untuk membantu tim IT perusahaan klien. Hal ini memungkinkan perusahaan klien untuk dapat memiliki kontrol penuh atas tim IT yang mengurus kebutuhan transformasi digital mereka. Namun, model ini cukup  beresiko apabila terjadi keterlambatan permintaan dari klien yang dapat menyebabkan pembengkakan biaya.

IT outsourcing memiliki beberapa kelebihan apabila dibandingkan dengan membentuk tim IT pada struktur internal perusahaan itu sendiri seperti biaya yang lebih hemat dan proses yang lebih efisien karena tim IT outsourcing pasti sudah memiliki pengetahuan dan pengalaman IT yang memadai. IT outsourcing juga dapat dilakukan sekalipun lokasinya berjauhan. Namun, ada beberapa kelemahan dalam penerapan model kerja sama IT outsourcing, salah satunya mengenai kontrol terhadap proyek yang dikerjakan. Biasanya, kontrol akan diserahkan penuh kepada project manager, membuat klien kurang leluasa untuk mengawasi atau memastikan kualitas dari proyek yang tengah dikerjakan.

Extended Team sebagai Solusi 

Salah satu alternatif dalam mengatasi hal ini adalah dengan menggunakan extended team. Extended team adalah tim IT yang dapat menjadi perpanjangan tangan dari tim IT internal perusahaan maupun sebuah tim baru di luar perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhan transformasi digital perusahaan pada masa kini. Terdengar mirip dengan model IT outsourcing pada umumnya, terutama model seat outsourcing, namun terdapat beberapa perbedaan mendasar antara extended team dengan IT outsourcing pada umumnya.

Perbedaan utama ada pada kontrol perusahaan klien terhadap proyek yang dikerjakan. Extended team merupakan jawaban atas masalah tersebut. Dalam extended team, klien akan terlibat secara langsung dalam proses pengerjaan proyek mulai dari pemilihan anggota yang akan bekerja dalam tim, tugas apa yang saat ini sedang dikerjakan, dan hal-hal di belakang layar lainnya. Selain itu, model ini sangat fleksibel terhadap jenis kerja sama yang dilakukan. Bisa dari waktu kerja yang lebih longgar atau bahkan bekerja sesuai tenggat waktu tertentu. Pekerjaan juga dapat dilakukan dari mana saja tanpa perlu takut akan adanya miskomunikasi karena setiap anggota tim yang bekerja akan memprioritaskan koordinasi dengan klien terlebih dahulu sehingga tercipta transparansi dalam bekerja. 

Kesimpulan

Perkembangan teknologi dan situasi pandemi telah membuat transformasi digital menjadi sebuah kebutuhan yang harus dilakukan oleh banyak perusahaan. Bagi perusahaan yang belum pernah menjejak ranah digital sebelumnya juga tidak perlu bingung, karena telah ada alternatif yang ditawarkan dari berbagai model kerja sama IT outsourcing seperti project based yang fokus untuk mengerjakan proyek terencana dalam jangka pendek, by request yang fleksibel dalam pengerjaan proyek, dan seat outsourcing yang memungkinkan tim IT perusahaan untuk mendapatkan tambahan bantuan dari tim IT professional. Selain itu, terdapat juga pilihan untuk menggunakan extended team sebagai solusi transformasi digital dengan sistem kerja yang mengutamakan koordinasi dalam proses kerja sama yang terjalin dan fleksibel dari segi waktu dan biaya yang dibutuhkan. Roketin siap membantu dalam mengakomodasi kebutuhan transformasi digital Anda bersama tim IT professional yang sudah teruji dalam mengembangkan berbagai proyek digital. Untuk beragam informasi menarik lainnya seputar Roketin dan perkembangan industri IT di Indonesia, silakan langsung menuju ke @roketinapp