Dalam era digital saat ini, menjalin kerja sama dengan software company untuk proyek-proyek IT yang menunjang kebutuhan perusahaan adalah hal lumrah. Khususnya bagi perusahaan yang memang membutuhkan bantuan SDM IT outsourcing yang berpengalaman, baik untuk kebutuhan jangka pendek hingga penghematan biaya. Tetapi, masih sering terjadi situasi di mana perusahaan ragu untuk menjalin kerja sama dengan software company. Biasanya keraguan ini muncul karena rasa takut akan kegagalan di tengah berjalannya proyek.

Namun sebenarnya perusahaan tidak perlu terlalu khawatir banyak proses kerja sama dengan software company yang berujung pada hal positif. Di mana kunci suksesnya adalah pemilihan partner software company yang tepat dan komunikasi yang baik di setiap tahap pengembangan. Meskipun begitu, perlu kita sadari bersama bahwa hal ini tidak akan 100% berhasil. Hanya saja saja hal tersebut akan memperbesar peluang kita untuk sukses dalam menjalin kerja sama dengan partner software company. Dengan melakuka persiapan yang baik, maka kita akan menemukan partner yang tepat dan kolaborasi yang menyenangkan.

Urgensi Manajemen Risiko IT Outsourcing

Manajemen risiko proyek IT outsourcing dapat kita bagi menjadi tiga tahap, yaitu:

1. Persiapan internal perusahaan, di mana perusahaan perlu mendefinisikan beragam kebutuhan digital yang dicari
2. Pemilihan partner software company yang tepat
3. Kolaborasi dengan partner selama berjalannya proyek pengembangan

Jadi perlu kita garis bawahi bahwa sebelum mencari partner, perusahaan perlu mengidentifikasi terlebih dahulu daftar kebutuhan yang sedang dicari. Jika perusahaan kita hanya mempunyai ide dan berniat menyerahkan pihak lain yang mengerjakannya, maka kita dapat mempercayakannya kepada software company. Pengerjaan di sini meliputi dari proses perancangan, pengembangan, hingga peluncurannya. Namun jika perusahaan kita memiliki tim IT internal, hanya saja kekurangan orang dan perlu bantuan, maka kita dapat melakukan outsourcing sesuai lingkup kerja yang dibutuhkan.

Hal penting lainnya adalah memastikan proyek perusahaan kita ini sudah punya tujuan yang jelas. Jika tujuan proyek tidak jelas, maka proses pengerjaan proyek akan menjadi berantakan karena ruang lingkup proyek yang tidak jelas. Di mana kita perlu sadar bahwa perubahan tujuan maupun ruang lingkup proyek adalah hal yang sangat rumit dan menyusahkan. Risiko kegagalan proyek pun bisa jadi semakin besar. Hal ini menunjukkan bahwa kemungkinan proyek akan berhasil atau tidak akan sangat bergantung pada kematangan persiapan dan perencanaan internal perusahaan di awal.

unsplash.com

Tahapan Untuk Mengantisipasi Risiko Jasa IT Outsourcing

Begitu perusahaan kita paham betul yang kita butuhkan, maka kita dapat mulai memilih siapakah partner software house yang cocok. Terdapat beberapa hal penting yang perlu kita perhatikan agra risiko pemilihan jasa IT outsourcing dapat kita antisipasi.

Pertama, Adalah Mengecek Kredibilitas Dan Portofolio

Sebelum menjalin kerja sama, sangat penting untuk kita memeriksa kredibilitas calon partner terlebih dahulu. Semakin detail informasi yang kita dapatkan, maka akan semakin bijak pula keputusan yang nanti kita ambil. Kita dapat memulainya dari melihat website dan aktivitas media sosial calon partner. Lihatlah sudah berapa lama calon partner kita bekerja pada industri ini. Tentunya unit bisnis dengan kualitas yang bagus adalah mereka yang mampu bertahan lama  di kompetisi industrinya. Selain itu pengalaman yang lama dalam industri pun juga menandakan banyaknya variasi tantangan yang sudah mereka hadapi. Dengan begitu kita dapat berekspektasi bahwa mereka dapat bersifat adaptif dan solutif terhadap kebutuhan digital perusahaan kita.

Lalu kita juga bisa melihat siapa sajakah klien yang sudah pernah mereka bantu. Semakin populer atau bergengsi klien mereka sebelumnya, maka kita dapat berasumsi bahwa mereka memang memiliki kualitas yang kita cari. Perusahaan yang sudah memiliki nama besar tentunya tidak akan sembarangan dalam memilih partner, termasuk untuk urusan IT outsourcing. Perlu kita sadari bahwa juga ada kemungkinan kita menemukan calon partner yang masih berusia muda, tetapi sudah memiliki klien dengan nama besar. Hal ini tentunya dapat menjadi faktor tersendiri dalam mempertimbangkan mereka sebagai calon partner.

Berikutnya adalah melihat teknologi apa saja yang mampu mereka gunakan dalam proyek-proyek mereka sebelumnya. Buatlah perkiraan apakah teknologi yang mereka gunakan relevan dengan kebutuhan kita. Jika merasa bingung dalam membuat perkiraan, sebenarnya kita bisa saja langsung bertanya dan berkonsultasi kepada calon partner. Jika memang calon partner tersebut memiliki kredibilitas dan sikap profesional, maka kita justru akan sangat dibantu dan mendapatkan arahan yang relevan untuk kebutuhan kita.

Kedua, Adalah Melihat Review Atau Testimoni Klien

Hal penting tidak boleh kita lewatkan adalah melihat beragam testimoni klien calon partner kita terhadap kinerja mereka. Kita dapat menemukan testimoni ini di website resmi calon partner, media sosial, hingga berbagai platform diskusi lainnya yang dapat kita akses. Di mana biasanya testimoni akan bersifat lebih jujur dan lugas daripada pesan promosi yang disampaikan calon partner kepada kita.

Dengan melihat testimoni klien, kita bisa menilai apakah calon partner kita lebih banyak mendapatkan komentar positif atau justru cenderung negatif. Penilaian ini adalah dasar bagi kita untuk menentukan apakah calon partner kita memiliki kinerja yang baik atau tidak. Pengalaman klien-klien calon partner sebelumnya yang terekam dalam bentuk testimoni adalah wahana kita untuk mempelajari tingkat profesionalitas calon partner.

Ketiga, Adalah Memeriksa Durasi Waktu Dan Harga Pengerjaan

Jangan lupa juga untuk menentukan berapa anggaran maksimal yang dapat perusahaan kita keluarkan untuk proyek ini. Jangan mudah terpancing dengan harga promo atau semacamnya. Cukup fokus dengan mencari tahu apakah teknologi dan kualitas SDM IT yang calon partner tawarkan relevan dengan kebutuhan kita dan juga masih pas dengan anggaran yang telah kita tentukan. Relevan dan pas di sini artinya adalah tidak kekurangan dan juga tidak berlebihan. Selain itu, pertimbangkan juga durasi waktu pengerjaan proyek yang calon partner tawarkan kepada kita. Jika memang masuk akal dan sesuai dengan target yang ingin kita capai, maka menjalin kerja sama dengan mereka adalah pilihan yang dapat kita ambil.

Keempat, Adalah Jam Kerja Yang Sehat

Terakhir, kita perlu memastikan bagaimana jam kerja yang biasa berlaku pada calon partner software house kita. Di mana tentunya kesamaan jam kerja antara perusahaan kita dengan mereka akan memudahkan proses pengerjaan dan koordinasi selama proyek berlangsung. Sebaliknya jika jam kerja yang digunakan cukup berbeda, maka kita perlu melakukan banyak penyesuaian sebelum proyek dimulai. Seperti misalnya ketika software house yang mau menjadi partner kita berasal dari negara yang berbeda, tentunya kita perlu menyepakati kapan saja waktu yang pas untuk saling berkomunikasi dan mengadakan rapat koordinasi terkait proyek yang dikerjakan.

Kesimpulan

Memilih partner software company yang tepat memang bukan perkara yang mudah. Namun bukan berarti untuk melakukannya adalah hal yang mustahil. Dengan mengikuti 4 poin tips dalam artikel ini, setidaknya perusahaan dapat menjadi lebih bijak dalam mencari calon partner software company. Pilihan yang tepat akan membawa kita kepada hasil yang penuh manfaat juga. Jika Anda memiliki perusahaan dan sedang mencari partner software company untuk membantu kebutuhan digital perusahaan Anda, maka Roketin siap hadir sebagai jawabannya. Kami berpengalaman dalam menangani beragam kebutuhan digitalisasi perusahaan. Info menarik lainnya dari kami dapat langsung Anda akses di @roketinapp.